David nos recibió en una zona desconocida para el usuario de la biblioteca de la Pablo de Olavide: la sala de trabajo de los bibliotecarios. La verdad es que siempre había tenido ganas de ver qué había tras la cristalera que se ve desde la sala de consulta de los libros. Pues esta era mi oportunidad.
Comenzó explicándonos cómo llegan los libros a la biblioteca, y consta de tres principales fuentes. Una de ellas es a través de las peticiones de los profesores, que mandan un listado con la bibliografía que van a mandar a sus alumos durante el curso y la biblioteca se encarga de comprarlos y ponerlos a disposición del estudiante. Para facilitar el proceso de solicitud de libros por parte del profesor, nos comentó que se ha creado una especie de sistema que consiste en que el profesor “cuelga” la lista de libros que necesita para su asignatura y según vaya necesitando libros nuevos o considere que algunos ya no son de interés para el alumno y la biblioteca sólo tiene que actualizar su lista de libros.
Otra vía de petición de libros es por parte del alumnado de la facultad. Si el alumno considera que cierto título o colección de libros podría ser interesante tanto para el desarrollo de una asignatura como para el resto de la comunidad universitaria sólo tiene que ponerse en contacto con la biblioteca para efectuar dicha sugerencia.
La última vía es la de la donación. Tanto profesores como alumnos pueden donar libros que consideren de interés para la biblioteca y la universidad. Lógicamente, la biblioteca tiene la última palabra acerca de su exposición en la sala de consulta, pues como el espacio físico es limitado puede ser que consideren que haya otro tipo de obras que tenga mayor contenido informativo que ofrecer al usuario. En cualquier caso, si el libro no fuera expuesto al público, puede estar disponible para aquel que necesite consultarlo.
Tras esta explicación, David nos llevó hacia la parte más oscura y sombría de la sala, donde se encontraban una serie de estanterías de metal cargadas de libros. Allí nos explicó que cada vez que llegaba una remesa de libros debían comprobarlos uno por uno y corroborar que coinciden con el pedido. Una vez comprobados, los colocan en las estanterías, a ser posible distribuidos por materias.
Actualmente, el dispositivo electrónico que utiliza la biblioteca de la UPO de antirrobo, así como para facilitar el trabajo de localización, es mediante una pegatina con láminas. Sin embargo, en este sentido la biblioteca se encuentra en un período de transición pues están comenzando a implantar el sistema de etiquetas RFID, que consiste en una pegatina dentro de la cual hay una antena y un chip que permiten la recepción y el envío de información por radiofrecuencia. También nos comentó que pocas bibliotecas de España están usando actualmente este sistema.
Al mismo tiempo que colocan el sistema de seguridad le asignan a cada libro un código de barras. Otra herramienta imprescindible en la biblioteca y que agiliza enormemente el trabajo son las pistolas digitales (qué moderno todo allí). Gracias a ellas y con la ayuda de los códigos de barras se puede realizar de forma más cómoda el inventario de la biblioteca, pueden detectar libros extraviados nada más pasando la pistola por la zona donde se piensa que está el libro a buscar, se controlan los libros que más se consultan en la biblioteca y que son depositados en los carritos, mesas, etc.
Otro de los sistemas implantados recientemente en la biblioteca son las máquinas de autopréstamo, que funcionan gracias al sistema de radiofrecuencia (RFID) y que facilitan tanto el trabajo del bibliotecario como el del usuario.
Una vez que el libro ha pasado este ya largo proceso (aunque se describa en pocas palabras requiere una especial atención) el libro está listo para ser catalogado. Para ello el encargado de la catalogación recoge de la estantería una serie de libros y los lleva a su mesa para proceder al tratamiento bibliográfico. Para su catalogación vimos que era completamente necesario el uso del inmenso manual “Encabezamientos de materia de la Biblioteca Universitaria de Sevilla”. ¿Por qué es necesario utilizar este tipo de manuales? Pues para intentar que haya cierta unificación al menos entre las distintas universidades andaluzas y que la información mostrada acerca de un libro nos permita identificar un libro de forma inequívoca. Asimismo, vemos que el bibliotecario tiene como biblia “Las Reglas de Catalogación Españolas” basadas principalmente en el formato IBERMARC (Machine Readeable Cataloging).
Tras la creación del registro bibliográfico (que es volcado en el catálogo de la biblioteca) llega el momento de etiquetar cada libro, que consiste en identificar los campos de datos de cada libro. Para ello también existen reglas y manuales imprescindibles. David nos explicó que cada información que ofrece el libro es etiquetada según un número. Por ejemplo, el autor del libro es identificado con la etiqueta 100, el título con la 245, la publicación con la 260, la edición con el número 250 y la descripción física con la etiqueta 300 (entre otros); en definitiva, cada área de información de un libro tiene una etiqueta asignada.
Al finalizar el proceso de etiquetación, llega el momento de colocar el tejuelo al libro, sistema que se utiliza para identificar y acceder al documento en la sala de consulta. En el tejuelo vemos reflejado lo que se conoce como signatura, que está reglada por la “Clasificación Decimal Universal” (CDU). En la signatura vemos un conjunto de números y letras que corresponden al número asignado a la materia y a las tres primeras letras del autor del libro y a las tres primeras letras del título del libro. Más tarde los libros son colocados en sus estanterías correspondientes.
Nuestro guía nos comentó también la otra fuente de alimentación de la biblioteca, que son las revistas en papel (que reciben mediante suscripciones anuales). Recalcó la complejidad del proceso de catalogación de dichas revistas ya que continuamente están llegando números nuevos y año tras año hay que renovar la suscripción. Sin embargo, el trabajo se hace algo más llevadero gracias a la informática, pues poseen un sistema que les avisa si un número no ha llegado, si está pendiente la suscripción, etc.
Algo más complicado es el tema de las revistas online, ya que el sistema de catalogación y gestión cambia y deben estar a punto más de 180.000 revistas electrónicas para ofrecer al usuario. Periódicamente hay que revisar si el acceso a la misma se lleva acabo correctamente, ya que no sería la primera vez que dos revistas fusionan y cambian las condiciones de acceso, de suscripción, etc.
David continuó hablándonos acerca de la Web de la biblioteca, la Web 2.0. Actualmente han activado un servicio mediante el cual el usuario puede dar una valoración acerca de los libros que consultan; de esta forma se pretende enriquecer el catálogo de la biblioteca. También se está trabajando en una aplicación que sirva para que cada usuario deje un comentario sobre el libro a referirse, pero se están ultimando detalles y contemplando cómo evitar comentarios desafortunados. 
La Web de la biblioteca también ofrece el servicio RSS; es decir, la información de la Web puede ser leída por un lector de fuentes Web y así el usuario no tiene que estar continuamente visitando la página de la biblioteca de la UPO en busca de nuevas noticias o servicios.
La creación de perfiles se ha puesto ya en funcionamiento, estando disponible los perfiles de “estudiante”, “docente”, “investigador” y “PAS”.
Asimismo se están creando nuevos servicios, como por ejemplo: guardar la búsqueda de un usuario que busque un libro que no se encuentre en la biblioteca y que será avisado cuando este libro llegue a la biblioteca. Algo más innovador es el préstamo consorciado, que consiste en realizar préstamos entre las bibliotecas universitarias andaluzas.
Prácticamente estaba ya todo dicho acerca del trabajo interno de un bibliotecario, pero debido a que estamos estudiando la digitalización de información en la asignatura, me interesé por saber qué nivel de digitalización tenían en la biblioteca y pregunté acerca de ello. Brevemente entramos en este punto, y nos explicó que debido a la inexistencia del fondo antiguo, no hay servicio de digitalización. Sin embargo, están estudiando la creación de un repositorio institucional en el cual recopilarían información acerca de las investigaciones de los profesores investigadores de la universidad. Sin embargo se plantea el problema de los derechos de autor. Paradójicamente, la universidad paga dos veces por disfrutar de las investigaciones de sus investigadores: subvencionan las investigaciones y pagan por acceder a las revistas donde se publican los proyectos. Algo más asequible sería la creación de un repositorio de material docente creado por los profesores, que constaría de PowerPoints, transparencias, mapas, etc.
Tras esta visita, comprendí el duro y continuo trabajo de un bibliotecario que queda plasmado en las estanterías de la biblioteca. Para nosotros es muy sencillo buscar y encontrar un libro en la sala de consulta, pero es fruto del esfuerzo de los expertos. Además, gracias a la visita, reafirmo la postura que mantengo en mi blog: cada vez el manejo y obtención de la información tiende más a lo digital y a la informatización. Como vemos, todos los módulos de los que consta una biblioteca (catalogación, seriación y circulación) están completamente automatizados, lo único que falta es que la información se presente en formato digital.
18-10-2009
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